POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

BUREAU LEGAL SAS

 

DISPOSICIONES DE USO Y CIRCULACIÓN DE LA POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES BUREAU LEGAL SAS 

 

La presente Política se diseñó para el cumplimiento del objeto social del BUREAU LEGAL SAS y sus finalidades en el tratamiento de la información personal.

Debe exponerse públicamente para el conocimiento de los responsables, encargados y demás personal que tenga acceso al tratamiento de información personal, por lo cual, la empresa debe:

1. Hacerla conocer a sus empleados en cuanto se firma el contrato laboral

2. Publicarla físicamente en las instalaciones administrativas, así como en las instalaciones de BUREAU LEGAL SAS.

3. Informar a clientes, proveedores y demás agentes mediante el aviso de privacidad, que cuentan con una política de protección de datos personales.

4. Los titulares de la información o cualquier tercero deben tener acceso libre y público a la política de Tratamiento de Datos Personales, para lo cual BUREAU LEGAL SAS la expone mediante la página Web: www.blegal.online

5. En comunicaciones digitales se anexará un link con el vínculo de Política para su fácil acceso.

 

En cumplimiento a lo dispuesto en la Ley estatutaria 1581 de 2012 y a sus Decretos Reglamentario 1377 de 2013, 1081 de 2015 y en atención a la Sentencia C- 748 DE 2011 de la Corte Constitucional, el BUREAU LEGAL SAS. informa la política aplicable a la entidad para el tratamiento y protección de datos personales.

 

En este documento trata de:

 

Las reglas relativas a la recolección, tratamiento y revelación que se le da a la información que recibimos de las personas que libremente hacen parte de nuestro portafolio de clientes, Abogados Accionistas y Asociados, personal administrativo, de apoyo, proveedores y demás partes interesadas.

 

La descripción del proceso que podrán seguir nuestros clientes, Abogados Accionistas y Asociados, personal administrativo, de apoyo, proveedores y demás partes interesadas para ejercer sus derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición de conformidad con la legislación vigente.

 

La información de contacto a quién podrán dirigirse en caso de cualquier duda sobre estas normas de privacidad.

 

INTRODUCCIÓN

BUREAU LEGAL SAS teniendo en cuenta su condición de responsable del tratamiento de datos, se permite formular el presente texto;   el  derecho al Hábeas Data de acuerdo con la ley es el que tiene toda persona de conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ella en archivos y bancos de datos de naturaleza pública o privada y con él se garantiza a todos los ciudadanos poder de decisión y control sobre su información personal, en este sentido,  BUREAU LEGAL SAS procede a definir esta política teniendo en cuenta que para el desarrollo de su objeto, continuamente está recopilando y tratando datos personales. En virtud de esta política nos comprometemos a hacer uso de los datos basándonos en una política de privacidad y tratamiento de información personal, en la cual expresamos nuestra responsabilidad para recolectar, almacenar y desarrollar cualquier actividad en la que incluyamos los datos personales.

 

0.1 RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

 

BUREAU LEGAL SAS, con domicilio en la Carrera 6 10 42 oficina 423 Bogotá- Colombia es responsable del tratamiento de sus datos personales, para lo cual nos pueden contactar en:

El número telefónico (1) 2828966 en horario de atención de 8:00 am a 05:00 pm

El Correo electrónico contacto@blegal.online.

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0.2 PAUTAS PARA LA PROTECCIÓN DE LOS DATOS PERSONALES

Para el cumplimiento de las políticas de protección de datos personales, en BUREAU LEGAL SAS se observarán las siguientes reglas generales:

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• Se tomarán todas las medidas técnicas y jurídicas para asegurarse de la implementación de la presente política.

• Dentro del plan anual de auditoría del BUREAU LEGAL SAS se incluirá la revisión de la implementación y cumplimiento por parte de cada área y proceso de la entidad, tanto de la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, como de esta política.

• Es responsabilidad de los funcionarios del BUREAU LEGAL SAS reportar cualquier incidente de fuga de información, violación de datos personales, comercialización no autorizada de datos personales de adultos y de niños, niñas o adolescentes, suplantación de identidad, o de cualquiera otra conducta que pueda vulnerar la intimidad de una persona.

• La formación y capacitación en materia de protección de datos personales será un complemento fundamental de esta política; por lo tanto, BUREAU LEGAL SAS garantizará que en su plan de capacitaciones a funcionarios se incluya esta materia. De igual forma, tanto a contratistas como a los demás terceros vinculados comercialmente con el BUREAU LEGAL SAS, se les informará acerca de esta política y se les exigirá su aceptación y cumplimiento.

• BUREAU LEGAL SAS deberá estar atento a las distintas instrucciones que se impartan sobre protección de datos, tales como los mecanismos que se creen por parte de la Delegatura de Protección de datos personales de la Superintendencia de Industria y Comercio, con el fin de implementarlos y divulgarlos a todo su staff, para garantizar el cumplimiento integral de la normatividad expedida en la materia.

 

0.3 GENERALIDADES

 

Legislación aplicable y ámbito de aplicación

 

La presente Política de Protección de Datos Personales se aplica al tratamiento de los datos personales recolectados por BUREAU LEGAL SAS y se ha redactado teniendo en cuenta:

 

• Constitución Política, artículo 15.

• La Ley 1266 de 2008 contentiva de las disposiciones generales del HABEAS DATA.

• La Ley 1581 de 2012 “por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales

• El Decreto 1377 de 2013 Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012

• Decreto Único 1074 de 2015 Cap. 26 sobre el Registro Nacional de Bases de Datos.

• Decreto Reglamentario 2952 de 2010 por el cual se reglamenta parcialmente los artículos 12 y 13 de la Ley 1266 de 2008.

• Decreto 1229 de 2009

• Ley 1273 de 2009

• Decreto 886 de 2014

• Decreto1081 de 2015.

• Sentencia C- 748 DE 2011 de la Corte Constitucional

 

0.4 Definiciones Aplicables

 

Las siguientes definiciones son tomadas del marco normativo y posibilitan una correcta y apropiada interpretación de la presente política:

 

• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

• Aviso de privacidad: comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

• Base de datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

• Causahabiente: persona que ha sucedido a otra por causa del fallecimiento de ésta (heredero).

• Dato personal: cualquier pieza de información vinculada a una o varias personas determinadas o determinables o que puedan asociarse a una persona natural o jurídica.

• Dato público: es el dato que no sea semi privado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

• Datos sensibles: se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

• Datos indispensables: se entienden como aquellos datos personales de los titulares imprescindibles para llevar a cabo la actividad de la entidad. Los datos de naturaleza indispensable deberán ser proporcionados por los titulares de los mismos o los legitimados para el ejercicio de estos derechos.

• Datos opcionales: son aquellos datos que la entidad requiere para ofrecer servicios de promoción, formación o información, etc.

• Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.

• Ley de protección de datos: es la Ley 1581 de 2012 y sus Decretos reglamentarios o las normas que los modifiquen, complementen o sustituyan.

• Habeas data: derecho de cualquier persona a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en el banco de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.

• Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o Tratamiento de los datos.

• Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

• Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

• Transferencia: la transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

• Transmisión: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de estos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

• Recolección: Etapa de obtención de datos para conseguir la información necesaria que permitirá llevar a cabo la finalidad indicada.

• Almacenamiento: Sistema ordenado que permite guardar física o virtualmente archivos de datos.

• Uso y circulación: Tratamiento dado a los datos recolectados y almacenados, conforme a la finalidad señalada e informada al titular del dato.

 

0.5 Principios Rectores

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En el desarrollo, interpretación y aplicación de la ley 1581 de 2012 por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales y las normas que la complementan, modifican o adicionan, se aplicarán de manera armónica e integral los siguientes principios rectores:

 

• Principio de finalidad: Todo tratamiento de los datos personales recogidos por BUREAU LEGAL SAS obedecen al desarrollo de las actividades propias del negocio, la cual debe garantizar la autorización del Titular. 

• Principio de libertad: el tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso, e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

• Principio de transparencia: en el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

• Principio de la legalidad: el Tratamiento de datos es una actividad reglada que debe sujetarse a lo estableció en la ley y las demás disposiciones que la desarrollen.

• Principio de seguridad: la información sujeta a tratamiento por BUREAU LEGAL SAS, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

• Principio de confidencialidad: BUREAU LEGAL SAS está obligado a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley.

• Principio de veracidad o calidad: la información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

• Principio de acceso y circulación restringida: el tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley.

 

 

0.6 DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN

 

El titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a BUREAU LEGAL SAS en su condición de responsable del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a BUREAU LEGAL SAS, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento (casos en los cuales no es necesaria la autorización).

c) Ser informado por BUREAU LEGAL SAS, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

 

 

0.7 DERECHOS DE LOS NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES

 

En el Tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes, queda proscrito el Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública y autorizados por un mayor responsable que obstante la representación legal del menor.

BUREAU LEGAL SAS reconoce y se une a la tarea a la que está llamado el Estado y la sociedad en general, de prevenir sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los niños, niñas y adolescentes respecto del tratamiento indebido de sus datos personales, y proveer de conocimiento acerca del uso responsable y seguro por parte de niños, niñas y adolescentes de sus datos personales, su derecho a la privacidad y protección de su información personal y la de los demás.

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0.8 DEBERES DE BUREAU LEGAL SAS

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En virtud de la presente política de tratamiento y protección de datos personales son deberes de BUREAU LEGAL SAS los siguientes, sin perjuicio de las disposiciones previstas en la ley.

a) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

b) Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.

c) Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.

d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

e) Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

f) Actualizar la información, atendiendo de esta forma todas las novedades respecto de los datos del titular. Adicionalmente, se deberán implementar todas las medidas necesarias para que la información se mantenga actualizada.

g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente.

h) Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.

i) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por la ley.

j) Identificar cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular.

k) Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.

l) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

m) Cumplir los requerimientos e instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio sobre el tema en particular.

n) Usar únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley 1581 de 2012.

o) BUREAU LEGAL SAS hará uso de los datos personales del titular solo para aquellas finalidades para las que se encuentre facultada debidamente y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre de datos personales.

 

0.9 REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS

 

El Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD), es el directorio público de las bases de datos sujetas a Tratamiento que operan en el país y será administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio y será de libre consulta para los ciudadanos. Si las bases de datos que se encuentren en poder de BUREAU LEGAL SAS son susceptibles de cumplir lo ordenado en algún momento con los lineamientos del Gobierno Nacional con relación a la información mínima que debe contener el Registro, y los términos y condiciones bajo los cuales se deben inscribir, BUREAU LEGAL SAS aportará a la Superintendencia de Industria y Comercio las bases de datos sujetas a tratamiento en el tiempo indicado en la correspondiente reglamentación.

 

10. AUTORIZACIONES Y CONSENTIMIENTO DEL TITULAR

 

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la Ley, en el tratamiento de datos personales del titular se requiere la autorización previa e informada de éste, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.

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11. MEDIO Y MANIFESTACIÓN PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN DEL TITULAR

 

BUREAU LEGAL SAS en los términos dispuestos en la Ley, generó un aviso en el cual se comunica a los titulares que pueden ejercer su derecho al tratamiento de los datos personales a través de la página: www.blegal.online y a través del correo electrónico contacto@blegal.online.

 

12. EVENTOS EN LOS CUALES NO ES NECESARIA LA AUTORIZACIÓN DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES

La autorización del titular de la información no será necesaria en los siguientes casos:

a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

b) Datos de naturaleza pública.

c) Casos de urgencia médica o sanitaria.

d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

e) Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.

 

13. LEGITIMACIÓN PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DEL TITULAR

 

Los derechos de los titulares establecidos en la Ley podrán ejercerse por las siguientes personas:

a) Por el titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición BUREAU LEGAL SAS

b) Por los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad.

c) Por el representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento

d) Por estipulación a favor de otro o para otro.

e) Los derechos de los niños, niñas y adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

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14. TRATAMIENTO DE LOS DATOS

 

A. FINALIDAD Y RECOLECCIÓN

BUREAU LEGAL SAS, en desarrollo de su objeto social, permanentemente realiza la recolección de Datos Personales de aquellas personas que tienen algún tipo de vínculo con la entidad. Los casos y ejemplos más significativos de esta labor son:

 

• Desarrollar su legítima misión de ASESORAR Y REPRESENTAR EN MATERIA JURÍDICA PERSONAS NATURALES Y JURÍDICAS conforme a los estatutos corporativos y cumplir las leyes aplicables en Colombia.

• Hacer uso del manejo de datos tales como claves de acceso a portales de entidades estatales en las cuales el titular autorice y las comparta para la gestión virtual de los procesos propios de la prestación de los servicios por parte de BUREAU LEGAL SAS.

• Los datos de los Clientes, empleados proveedores y socios. Estos datos se recolectan con el propósito de identificarlos y mantener con ellos una relación dinámica según cada roll.

• La firma de un contrato escrito o cualquier manifestación que pruebe la prestación de servicios por parte BUREAU LEGAL SAS hacia los clientes, indica la aceptación de los unos y los otros acerca de estas políticas, términos y condiciones, su conocimiento y consentimiento con las políticas que aquí se enuncian, se encuentran publicadas en la página web www.blegal.online y además serán enviadas por parte de BUREAU LEGAL SAS a cada titular.

• La firma de un  contrato escrito o cualquier manifestación que pruebe la existencia de una relación laboral o prestación de servicios por parte  de un tercero hacia BUREAU LEGAL SAS, indica la aceptación de los unos y los otros acerca  de estas políticas, términos y condiciones, su conocimiento y consentimiento con las políticas que aquí se enuncian se encuentran publicadas en la página web www.blegal.online y además serán enviadas por parte de BUREAU LEGAL SAS a cada titular .

 

• Los datos de Abogados socios o asociados de BUREAU LEGAL SAS se recolectan al momento de hacer el proceso de selección y son necesarios para crear el archivo en cada caso.

 

• Los datos de los miembros de los órganos del Gobierno Corporativo. Estos datos se recolectan con el propósito de identificarlos y mantener con ellos una comunicación abierta. Por la función que tienen en la estructura del Gobierno Corporativo, los miembros de dichos órganos deben ser contactados permanentemente.

 

• Al aceptar el cargo, los miembros de los órganos del Gobierno Corporativo aceptan estas políticas y el manejo de su información personal para efectos de contactarlos. 

 

• Los datos de los miembros de la Asamblea de Accionistas y del Consejo Directivo del BUREAU LEGAL SAS. Estos datos se recolectan con el propósito de identificarlos y mantener con ellos una comunicación abierta. Por la función que tienen en la estructura de la empresa, los miembros de dichos órganos deben ser contactados permanentemente.

 

• Otros datos a los que BUREAU LEGAL SAS realiza tratamiento con fines de mercadeo de sus programas comerciales, incluyendo asesorías, consultorías y encuestas afines a la actividad jurídica, a quienes voluntariamente quieran participar son:

 

• Los datos de los usuarios y clientes de los bienes y servicios ofrecidos por BUREAU LEGAL SAS

• Los datos de las personas que trabajan o colaboran con los medios de comunicación BUREAU LEGAL SAS (página web, capacitaciones, revistas, publicaciones, etc.).

• Los datos de los afiliados a otras personas jurídicas que tienen una relación directa con BUREAU LEGAL SAS.

• Los datos de los conferencistas y los asistentes a las charlas, conferencias, seminarios y conversatorios organizados y promovidos por BUREAU LEGAL SAS.

 

Todos estos datos se recolectan con el propósito de identificarlos y mantener con ellos una comunicación abierta.

 

Además de las finalidades mencionadas anteriormente, las cuales varían de acuerdo con la calidad que ostentan los titulares de la información frente BUREAU LEGAL SAS como responsable del Tratamiento de datos (clientes, empleados, proveedores), se establecen como finalidades comunes del tratamiento de los datos que se encuentren en las bases de datos de la empresa las siguientes:

 

• La que surja de los procesos de seguridad en las dependencias físicas de BUREAU LEGAL SAS

• Trámite de quejas, peticiones, reclamos, felicitaciones y demás solicitudes.

• Reacción a contingencias como incendios, terremotos, inundaciones que afecten la integridad de las instalaciones o de las personas dentro de ellas.

• Remisión de información de clientes, requerimientos y notificaciones entre estos y los Abogados de BUREAU LEGAL SAS, así como la información entre el personal administrativo de la entidad con clientes, empleados, proveedores y contratistas, que se encuentran registrados en nuestras bases de datos.

• Dar cumplimiento a exigencias legales y requerimientos de autoridades judiciales.

 

B. ALMACENAMIENTO DE INFORMACIÓN

 

• En lo que respecta a los clientes, una vez se contrata por parte de estos, los servicios ofrecidos por BUREAU LEGAL SAS de manera electrónica, se crea una carpeta especial para archivar toda la información personal y referente al caso materia del servicio, (esto en el caso de capetas electrónicas que contengan información de los clientes)

 

• El acceso a dicha carpeta está limitado a aquellos Abogados que participan directamente en el proceso especifico del cliente.

 

 

• En lo que respecta a los Abogados Accionistas o Asociados, directivas, funcionarios y empleados BUREAU LEGAL SAS, una vez se concluye el proceso de vinculación, de manera electrónica, se crea una carpeta especial para archivar toda la información personal, laboral y médica de cada empleado. (esto en el caso de capetas electrónicas que contengan información de estos)

 

 

• Los datos de los miembros de la Asamblea de Accionistas y del Consejo Directivo del BUREAU LEGAL SAS se almacenan en forma electrónica en los archivos de la empresa (esto en el caso de capetas electrónicas que contengan información de los accionistas y directivos)

 

• Los datos de los proveedores de bienes o servicios del BUREAU LEGAL SAS que se recopilan con el propósito de contar con la información necesaria para la normal ejecución de los acuerdos, convenios y contratos existentes con esos proveedores se almacena de forma física y en sistema.

 

C. USO DE LA INFORMACIÓN:

 

• Las diferentes áreas del BUREAU LEGAL SAS, pueden tener acceso a las Bases de Datos en lo referente a su especialidad y tarea dentro de la entidad.

 

• Las directivas y los administradores tendrán información de los clientes con el fin de manejar y controlar la calidad de los servicios prestados por parte de los Abogados de BUREAU LEGAL SAS, realizar campañas de servicio y atender todo lo relacionado con las obligaciones que la entidad debe cumplir en desarrollo de su objeto social.

 

D. CIRCULACIÓN DE LA INFORMACIÓN:

 

• BUREAU LEGAL SAS utilizará la información relacionada con sus clientes, únicamente con los fines establecidos en la ley.

 

• En ningún caso se enajenarán a favor de terceros, temporal o definitivamente, de manera parcial o total, gratuita u onerosa, los datos personales contenidos en las bases de datos de BUREAU LEGAL SAS.

 

• BUREAU LEGAL SAS garantiza que el manejo de la información se efectúa y se ejecuta bajo los altos niveles de seguridad y confidencialidad. En el caso de que autoridades judiciales soliciten esta información a la entidad, éstas estarán obligadas a compartir la misma de acuerdo con la legislación colombiana.

 

 E. SUPRESIÓN

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La eliminación de la información suministrada por parte del titular que se encuentre en las bases de datos del BUREAU LEGAL SAS, mientras la ley lo autorice, se hará cuando el titular expresamente lo solicite, indicando de manera expresa que no le interesa recibir ninguna clase de comunicación, y que desea que no continúe con el tratamiento de sus datos.

BUREAU LEGAL SAS solo podrá recolectar, almacenar, usar o circular los datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información.

 

Una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento, y sin perjuicio de las normas legales que dispongan lo contrario, procederá a la supresión de los datos personales en su posesión. No obstante, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.

 

F. REPORTES

 

El reporte de novedades debe hacerse ante la Superintendencia de Industria y Comercio. De ello está a cargo el oficial de protección de datos, el cual tiene como finalidad reportar las novedades de los reclamos presentados por los titulares y los incidentes de seguridad que afectan la información personal.

 

G. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN

 

En cualquier momento los titulares de los datos personales podrán solicitar BUREAU LEGAL SAS, la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el tratamiento de estos.

 

La solicitud de supresión de la información no es procedente cuando el Titular tenga un deber legal o contractual.

 

El Titular tiene dos opciones para revocar su consentimiento:

 

1.  Solicitar la revocatoria sobre la totalidad de las finalidades consentidas; BUREAU LEGAL SAS a partir de esa solicitud y hacia el futuro no podrá volver a tratar los datos personales del titular, a menos que el titular en un futuro autorice nuevamente el tratamiento de estos; esta solicitud no procederá en los casos en que exista un deber legal o contractual que obligue a la permanencia de los datos personales en la base de datos de BUREAU LEGAL SAS.

2. Solicitar la revocatoria parcial del consentimiento; BUREAU LEGAL SAS a partir de esa solicitud y hacia el futuro podrá seguir tratando los datos para la finalidad o finalidades que no fueron revocadas por el Titular.

 

Teniendo en cuenta lo anterior, es necesario que el titular al momento de solicitar la revocatoria indique de manera clara y expresa si la revocación que requiere es total o parcial.

 

15. DATOS PERSONALES SENSIBLES

 

BUREAU LEGAL SAS realiza el tratamiento de datos sensibles, el cual es necesario para la prestación de sus servicios. Para el tratamiento de estos datos sensibles, BUREAU LEGAL SAS tendrá que cumplir con los siguientes requisitos, según lo establecido en la Ley 1581 de 2012: 

 

a) Obtener del Titular la autorización explícita para dicho Tratamiento. 

b) Informar el dato sensible que recolectará del titular, la finalidad del tratamiento, como el hecho de que, por ser datos sensibles, el titular no está obligado a autorizar el tratamiento. 

c) Incorporar medidas de seguridad estrictas para garantizar la confidencialidad, seguridad y circulación restringida de esta información.

 

• Empresarios y comerciantes: Una  población recurrente destinataria de los servicios del BUREAU LEGAL SAS son empresarios y personas naturales con giros de negocio, por lo que la empresa velará porque en la recolección de datos personales, sean los representantes legales y responsables administrativos quienes otorguen la autorización para el tratamiento de esa información, además, se encargará de cumplir los requisitos establecidos en la Ley 1581 de 2012, como en el Decreto 1377 de 2013, y en lo relacionado con la recolección y tratamiento de datos que requieren de secreto profesional. 

 

De acuerdo a lo establecido en el Decreto 1377 de 2013, el tratamiento de estos datos personales se hará respetando los intereses legales, como garantizando sus derechos fundamentales, con el fin de garantizar además sus derechos al debido proceso y a la intimidad, de acuerdo a los preceptos de la Constitución y la Ley.

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• Uso de imágenes y logos: Se podrá previa autorización de los titulares y con el objeto de documentar y comunicar información sobre la prestación de servicios y eventos que se celebran durante  por BUREAU LEGAL SAS utilizar, imprimir, reproducir y publicar la(s) imagen(es) de los titulares que lo autoricen en medios impresos, electrónicos (blogs, redes sociales privadas de la entidad, sitio Web), gacetas internas y publicidad exterior, entre otros, en todas sus manifestaciones, sus interpretaciones o ejecuciones, sus ediciones, sus fonogramas o videogramas, y en sus emisiones para el objeto antes señalado.

 

BUREAU LEGAL SAS no revelará ninguna imagen de los titulares, ni explotará comercialmente las mismas sin autorización expresa de los involucrados.

 

16. PROCEDIMIENTOS DE ACCESO, CONSULTA, SOLICITUDES Y RECLAMOS

 

De conformidad con lo establecido en la ley 1581 de 2012, en su artículo 15, el Titular puede presentar una solicitud o un reclamo ante el responsable del Tratamiento cuando considere que su información personal almacenada en las bases de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión.

 

El área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos de BUREAU LEGAL SAS es la gerencia administrativa.

 

BUREAU LEGAL SAS garantizará al Titular estos derechos cuando, previa acreditación de su identidad o de la identidad de su representante, se brinde acceso de manera gratuita al detalle de sus datos personales que reposan en la base de datos de la entidad y dicho acceso se brindará a través de medios electrónicos mediante el correo contacto@blegal.online o físicos a la dirección Carrera 6 No. 10 42 of 423  en la ciudad de Bogotá D.C.

 

17. CONSULTAS

 

Los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en BUREAU LEGAL SAS, quien suministrará toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular. La consulta se formulará a través del correo contacto@blegal.online atendida en un término máximo de 10 días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de esta.

 

Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los 5 días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

18. RECLAMOS

 

El titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante el contacto@blegal.online el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

 

• El reclamo del titular se formulará mediante solicitud dirigida a BUREAU LEGAL SAS por el correo electrónico contacto@blegal.online con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer.

 

• Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

 

• En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos días hábiles e informará la situación al interesado.

 

• Una vez recibido el reclamo completo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo de este. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

 

• El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

Revocatoria de la autorización y/o supresión del dato

 

Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual, para ello BUREAU LEGAL SAS  pondrá a disposición del Titular el correo electrónico contacto@blegal.online Si vencido el término legal respectivo, BUREAU LEGAL SAS , según fuera el caso, no hubiera eliminado los datos personales, el Titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización y/o la supresión de los datos personales. Para estos efectos se aplicará el procedimiento descrito en el artículo 22 de la Ley 1581 de 2012.

 

Seguridad sobre los datos personales

 

Dando alcance al principio de Seguridad referenciado en la Ley 1581 de 2012, BUREAU LEGAL SAS adoptará los controles técnicos, humanos y administrativos requeridos para otorgar seguridad a la información relacionada con datos personales, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso acceso no autorizado.

 

 

Personas a quienes se les puede suministrar la información

 

La información que reúna las condiciones establecidas en la ley podrá suministrarse a las siguientes personas:

a) A los titulares, sus causahabientes (cuando aquellos falten) o sus representantes legales.

b) A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

c) A los terceros autorizados por el titular o por la ley.

 

AVISO DE PRIVACIDAD

 

Para efectos de la recolección de información, se cumplirán los requisitos establecidos en esta política; no obstante, en los que no sea posible poner a disposición del Titular las políticas de tratamiento de la información, BUREAU LEGAL SAS informará por medio de un aviso de privacidad al titular, sobre la existencia de tales políticas y la forma de acceder a las mismas, de manera oportuna y en todo caso a más tardar en el momento de la recolección de los datos personales. Este aviso de privacidad deberá contener:

 

1. Nombre o razón social del responsable y datos de contacto

2. El Tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad de este.

3. Los derechos que le asisten al titular.

4. Los mecanismos dispuestos por el BUREAU LEGAL SAS para que el titular produzca en ella.

 

 

19. CAMBIOS EN LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

 

BUREAU LEGAL SAS informa que, en el evento de introducir algún cambio en los procedimientos y políticas de privacidad, estos serán informados a través de su publicación en el sitio Web www.blegal.online. Lo anterior con el fin de mantener a todos los titulares informados y actualizados sobre las condiciones de uso de sus datos personales.

 

20. VIGENCIA

 

La presente Política y Procedimientos están en vigencia desde el mes de junio de 2019 indefinidamente hasta la expedición de otras o de un cambio sustancial de las mismas.

 

 

 

Nombre:         WILLIAM ARTURO VELÁSQUEZ ANGEL  

Cargo:            REPRESENTANTE LEGAL

Dirección:       Carrera 6 No. 10-42 OF 423 de Bogotá D.C.

Teléfono:        (57 1)2 82 89 66

E-mail:             contacto@blegal.online